Saber gestionar la comunicación de una empresa que se encuentra en una situación de insolvencia inminente o próxima, incluso actual, es un elemento clave del proceso. Tener un buen proyecto o plan de comunicación ayudará a que la empresa pueda cumplir con las acciones estratégicas previstas.

Vamos a diferenciar entre una comunicación interna de una externa, pero antes vamos a ver unas premisas o ideas  sobre las que se debe construir la comunicación.

“transmitir una información alarmista, puede provocar consecuencias negativas;  como la disminución de ventas o una pérdida de concentración y motivación en la plantilla.“

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1.- Ideas previas.

Dos premisas fundamentales concursales íntimamente relacionadas con la comunicación.

• El principio de continuación. (el deber de continuar la actividad).
• Y, la contención de la incertidumbre.

1.-Principio de continuación. Debe procurarse la continuidad de la actividad empresarial con la mayor normalidad posible.

Aunque no nos encontremos inmersos en un proceso concursal, ni sea nuestra voluntad,  hay que tener en cuenta que la normativa concursal que regula los procesos de crisis empresarial,  tiene como finalidad alcanzar un convenio con los acreedores y continuar la actividad.

Excepción a este principio de continuidad, es el supuesto en el cual continuar la actividad conlleve un agravamiento relevante de la situación económica.

¿Y, por qué hacemos mención a este principio de continuidad? porque transmitir una información alarmista, puede provocar consecuencias negativas;  como la disminución de ventas o una pérdida de concentración y motivación en la plantilla. 

Ya elaboramos un artículo que desarrollamos sobre la continuación de la actividad empresarial, en una situación de crisis económica empresarial, puedes leerlo haciendo click AQUÍ.

2.- Contención de la incertidumbre. Hay que mantener la confianza y a su vez ser transparente y claro.

Mostrar seguridad no significa ser optimista ni negar la realidad. Por el contrario, mostrar seguridad en esta situación es tener claro el contexto y los siguientes pasos que se vayan a ir dando.

Por ello, debemos evitar

• Mensajes negativo o demasiados alarmistas
• Ocultar información que pueda luego salga a luz por otras vías
• Cambios constantes de discurso o versiones contradictorias.
• Negar problemas cuando estos son evidentes. Especialmente  para los trabajadores.

Una vez expuestas estas premisas, debemos construir todo  nuestro proyecto de comunicación.

Vamos a diferenciar las comunicación interna de la externa.

2.- Cómo gestionar la comunicación interna y externa.

Una comunicación efectiva es una de las piezas clave para superar una crisis empresarial.

Cuando una empresa enfrenta dificultades, el modo en que informa a sus empleados, proveedores, clientes y medios de comunicación puede marcar la diferencia entre salir fortalecida o agravar aún más la situación.

En este artículo, analizaremos estrategias para manejar la comunicación interna y externa sin generar pánico, manteniendo la confianza y el compromiso de todos los actores involucrados.

2.2.- Comunicación interna.

Dentro de la comunicación interna, vamos a distinguir, por un lado la comunicación a los socios, equipo directivo e inversores, y por otro, a toda la plantilla, motor de cualquier empresa.

No es una cuestión de priorizar entre unos y otros, sino de procurar que cuando se comunique la situación de la compañía se efectúe prácticamente de forma simultánea entre ellos. (Si es posible que comunique en la misma semana).

Socios e inversores, así como al equipo directivo.

Respecto a los socios e inversores así como equipo directivo, es recomendable convocar una junta general extraordinaria. 

• En la convocatoria, donde se incluya el orden del día hay que evitar un tono alarmista. Basta con establecer en el orden del día, tratar la situación de la compañía y la  adopción de las posibles medidas a considerar.
• Celebrar una junta ayudará recibir opiniones y aportaciones que faciliten la adopción de la decisión más adecuada.
• Cumplimiento de un deber; asimismo, convocar la junta y celebrar implica cumplir con el deber que tienen los administradores establecido en el artículo  363 de Ley de sociedades, en los supuestos en que la sociedad se encuentra en causa de disolución.

La plantilla:

En relación a la plantilla, hay que tener en cuenta, que los empleados, son el motor de cualquier empresa y, en momentos de crisis, suelen ser los  primeros en sentir incertidumbre y preocupación.

• Según el tamaño de la empresa, previamente, habrá que abordar la situación con los representantes de los trabajadores y con las organizaciones sindicales.
• Una comunicación clara, honesta y frecuente es esencial para mantener la motivación y compromiso.
• Ello evitará rumores que puedan generar desconfianza.
• La comunicación deberá realizarse de forma prácticamente simultánea (en la medida de lo posible). En el caso que materialmente fuera imposible, deberá delegarse en otras personas de confianza.
• Es conveniente dar la posibilidad que formulen preguntas al final de las reuniones. Si bien las respuestas deberán abreviar o delimitarse debido a que la situación aún no es definitiva.

2.2.1- Claves de la comunicación interna

A continuación, indicamos una serie de claves para una correcta y eficaz comunicación interna. 

1. Transparencia con límites: comparte información relevante con sinceridad, pero evita sobrecargar con datos innecesarios o especulativos que puedan alarmar.
2. Mensajes homogéneos y coherentes: Asegúrate de que todos los responsables de comunicación interna transmitan el mismo mensaje para evitar confusiones.
3. Canales adecuados: Utiliza canales habituales y de fácil acceso para todos, como correos electrónicos, reuniones virtuales o presenciales o plataformas internas.
4. Escuchar y responder: en la medida de lo posible, propicia un ambiente donde se pueda expresar dudas y preocupaciones e intenta responder con rapidez y empatía.
5. Procurar mantener las formas y mostrar empatía. No todas las personas reaccionan de la misma manera ante determinados acontecimientos, ya que cada una tiene circunstancias personales.
   Por ello, se deberá adoptar una actitud comprensiva y empática, respetando la manera en que cada persona pueda verse afectada.
6. Refuerza la misión y valores: Recuerda la importancia del  trabajo en equipo y cómo, juntos, pueden superar la adversidad.

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2.3.- Comunicación externa: 

A nivel externo,  la comunicación debe ser igual o más cuidadosa para proteger la reputación y no perder la confianza de clientes, proveedores.

Por lo tanto, el objetivo principal va a ser no generar alarma.

Es cierto que dependiendo de la actividad que desarrolle la compañía la estrategia, forma y modo de comunicación será diferente.

Un plan de comunicación deberá ser a medida.

Por ejemplo: no es lo mismo una empresa que opera en el ámbito B2B (Business to Business) que otra orientada al B2C (Business to Consumer). En este último caso, la presencia en redes sociales adquiere un papel mucho más relevante que en un negocio B2B.”

Proveedores impagados/acreedores comerciales; cabe hacer una precisión importante, respecto a los proveedores a los que se les deba dinero o les vaya a deber en un futuro inmediato, en tal caso la comunicación deberá realizarse de  forma específica.

De este modo, es recomendable:

• Que la comunicación de la situación sea individual con el proveedor  y en la medida de lo posible presencial.
• Evita falsas promesas, se realista pero evitando un punto de alarmismo.
• En ningún caso constituyas garantías como pago de la deuda, podría incurrir en un delito, aunque te ejerzan cierta presión.
• No efectúes reconocimientos de deudas, sin previo asesoramiento.

A continuación van unas claves genéricas para la comunicación externa.

1. Prepara un plan de comunicación: define qué se comunicará, cuándo, cómo y quién será el portavoz oficial.
2. Mensajes claros y positivos: céntrate principalmente en las acciones que la empresa está tomando para resolver la crisis y en el compromiso con la calidad y servicio.Aquí también debemos incluir; no negar problemas cuando resultan evidentes.
3. Controla la información pública: Mantente atento a lo que se dice en medios y redes  sociales para corregir posibles desinformaciones o rumores.
4. Mantén el contacto con clientes y proveedores: Informa de posibles cambios operativos o plazos, y ofrece canales directos para atender sus consultas.
5. Utiliza comunicados oficiales: para noticias relevantes, emite comunicados escritos o ruedas de prensa para evitar filtraciones y versiones contradictorias.

3.- Conclusión

AMG Legal no es una agencia de comunicación en la que podamos elaborar un plan de comunicación No obstante, desde nuestra experiencia sí que podemos trasladarte la importancia que tiene llevar a cabo una buena estrategía de comunicación antes y durante una crisis económica empresarial.

Por ello, gestionar la comunicación durante una crisis empresarial no es sencillo, pero es esencial para minimizar el impacto negativo y facilitar la recuperación. La clave está en ser transparente pero prudente, mantener informados y comprometidos a los empleados, y cuidar la imagen externa con mensajes responsables y bien planificados.

Si necesitas ayuda para diseñar un plan de comunicación efectivo en momentos difíciles, podemos recomendarte profesionales especializados que te acompañen en este proceso.